Saturday, February 7, 2009

电脑使用心得 之 Gmail

Gmail
特点
空间比较大(>7G),附件限制还行(<20M)。
支持快捷键,安全链接,快速回复,快捷操作,与 IM 系统整合,附件预览(word, pdf, ppt, 图片, mp3, excel 等),多附件打包下载。
操作前设置(打开快捷键,并将输入法设为英文)
我的邮件管理原则
保持 收件箱(Inbox) 里的邮件最少;
星号和收件箱只临时存放一些待处理或需要特别提醒自己的邮件,星号表示待处理很紧急或重要。真正内容重要的邮件通过标签管理;
多用快捷键可以显著提高时间利用率,平时可以多 ?(问号) 来查看各操作的快捷键;
习惯使用 搜索(Search)功能;
订阅的新闻组通过创建 过滤(filter) 规则自动标签并 存档(Archive),在想看的时候自己去看。如果新闻组提供 RSS,则通过 GReader 订阅;
常用快捷键
C 创建新邮件(shift + c 会在新窗口中创建新邮件)
g, i 查看 收件箱(Inbox) 逗号表示先按 g,然后紧接着按 逗号 后面的按键(不是同时按,加号连接的才同时按,并且按键不分大小写,只是按键而已)
g, a 查看 所有邮件
g, s 查看打星的邮件
还有很多,自己看吧 :)
邮件操作(收件箱,打星邮件,所有邮件等等)
在 收件箱里通过 J/K 键来上下选择邮件,这时候邮件前的方框应该是没有选中的,可以通过 X 键来选中(除了打开邮件外,其他操作都需要选中邮件);
  选中邮件后,虽然一般是先看看邮件内容再做操作的,但是你也可以直接:
    E 存档,把他移出收件箱,之后可以到 所有邮件里找到(说明我不用看内容就知道这个邮件的用处了,最好还是慎用,加入邮件里有你不知道的内容呢!);
    #  删除,只能在 垃圾箱里找了(如果你 30 天都没找,他就没了);
    S 打星,表示这个很重要;
    Shift + i   设置为已读;
    Shift + u  设置为未读(这 2 个有啥用?自己想想吧,我也不知道)
    .  或者 鼠标点击, 打标签或者更多操作(探索一下吧)

  如果需要看看邮件再做操作,那么 O 或者回车 打开邮件,然后:
    如果打开邮件后想返回,按 U 即可;
    如果觉得很垃圾,就 # 把它删除(会被放到 Trash 里去,给你后悔的机会,如果你在 30 天内都对他不理不睬,将自动被完全删除);
    如果觉得觉得需要稍后处理则 J 继续看下一封邮件;
    如果觉得看完即可,则直接 E 存档(把它移出收件箱<我不习惯看到 收件箱里很多邮件>);
      如果想存档并立即看下一封,可以用 y, o (我还没用过..)
    如果觉得很重要则 S 标记个星号(Star),记得及时将不再重要的邮件的星号去掉,太多星号邮件跟没有一样,慢慢的你就又懒得去管理星号了;
    如果邮件应该分类,则在 更多操作里选择相应的标签(Label),此处可以点击那个下拉列表也可以通过 .(英文句点) 调出(标签的具体分类稍后说);
    如果使用了 Gmail 实验室(labs) 里的 任务(Task) 功能,可以 Shift + T 使用当前邮件建立新的 任务;
    如果需要回复(Replay),则直接在邮件下面的输入框里输入就可以,转发也一样方便;
    如果对方也使用 Gmail 并且需要回复的内容较少或者需要回复的内容关联性不强,可以使用聊天的方式回复(ie6 不支持);
标签系统的使用
标签跟文件夹有什么区别?
没什么区别,标签可以当成文件夹使用,标签比文件夹更加灵活易用;
一封邮件可以打上多个标签,就相当于你把一封邮件放到多个文件夹里去;
Gmail 的标签不支持级别,但是你可以自己搞定,比如命名时加 / 来使得标签看起来像是有层级(有插件可以将这样命名的标签显示成树形结构,不过标签少的时候无所谓);
如果打开了 实验室 里的 Goto Label,则在界面中按 g + l 就会弹出一个框让你输入标签,且有自动提示功能,相当方便(前提是你要熟悉自己都建了哪些标签,并且起中文名字会很吃亏);
标签可以设置颜色,你可以设置一些醒目的颜色以标明某些邮件很重要、很垃圾或者很XX;
你可以创建一个过滤规则,对 邮件标题、邮件发送地址 做一些判断,然后把这些邮件打上你喜欢的标签,这样 收件箱里就会五彩斑斓,你也可以决定先看哪个后看那个了;
标签的命名
  • 各种账户(account)信息______________a/XXX
  • 各种论坛/邮件列表(maillist)/新闻组____ml/XXX
  • 工作(work)相关____________________w/XXX
  • 朋友(friend)相关____________________f/XXX
  • 家庭(home/family)相关______________h/XXX
  • 广告信息_________________________ad/XXX
  • 其他_________________________这个就自由发挥吧。
邮件过滤器(Filter)
在界面顶部搜索按钮右侧有个链接 创建过滤器(Create a filter),点击就可以开始创建过滤了,总共 2 步,
设置规则,设置动作。
都很简单,自己试试就行了。
标签、过滤器使用演示
将 "小丽" 发来的邮件都打上标签 h/Xiaoli ,并且在标签面板里将 Xiaoli 标签的颜色设置为大红色,这样以后凡是 小丽 发过来的邮件都会被红色标签打头标出来。
139 邮箱 有个功能是将新邮件以短信的形式发送到手机上,那么你在设置过滤规则的时候可以考虑将上面的邮件转发到你的 139 邮箱,这样就会获得短信通知(之所以这么做是因为 Gmail 还不支持短信通知);

OK,就这么多,
下次说说 聊天(Gtalk)功能,还有一些推荐 设置(Setting)。
希望有用。

另:
这里所说的只是我的一些使用习惯和方式,并没有什么其他意思。
如果你还没有或者不满意自己的习惯可以参考一下我的,
如果你有自己的习惯并愿意公开,欢迎分享。
:)

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